Früherkennung von Absenzen dank Carema
Im Oktober 2022 hat der Betriebsteil Limmat von Spitex Zürich die Softwarelösung Carema eingeführt. Carema ist eine Software mit Modulen für das Absenzenmanagement, das Case Management und die Sozialberatung. Zusammen mit UKA Solutions bilden sie die optimale technische Grundlage für ein professionelles betriebliches Gesundheitsmanagement.
Die HRM Systems AG hat Bettina Fischer, HR-Projektverantwortliche bei Spitex Zürich, zur Einführung und zum Betrieb von Carema interviewt.
Seit wann haben Sie ein betriebliches Gesundheitsmanagement und wie kommt es bei den Mitarbeitenden an?
Wir haben seit 2014 ein BGM. Wegen Organisationsveränderungen ist das Absenzenmanagement zwischenzeitlich nicht mehr «gelebt» worden. Im Herbst 2022 folgte die Neuauflage des Prozesses unter Berücksichtigung der neuen Organisationsform. Erste Rückmeldungen von den Mitarbeitenden sind positiv – sie fühlen sich wahrgenommen, ernst genommen und unterstützt durch die Coaches, welche die Stufengespräche führen.
Wofür verwenden Sie Carema?
Wir verwenden Carema, um auffällige Absenzen früh zu erkennen. Ebenfalls nutzen wir das System für ein strukturiertes Vorgehen bei Auffälligkeiten von Absenzen. Dies beinhaltet verschiedene Mitarbeiterstufen, standardisierte Gesprächsformulare und integrierte Verlaufsdokumentationen.
Weshalb haben Sie sich für Carema entschieden?
Carema war im Absenzenmanagement der logische weitere Baustein für uns, nachdem wir seit einigen Jahren mit UKA Solutions unterwegs sind.
Sie haben Carema erfolgreich eingeführt. Was sind Ihre Erinnerungen an das Projekt bzw. an die Implementierung?
Da wir keine klassisch organisierte, hierarchische Organisation sind, passte der Standard von Carema nicht für unsere Organisation. Wir haben gemeinsam mit HRM Systems eine Alternative gefunden, wie wir die Rollen der Team Coaches und HR Coaches im System definieren und wie wir die Mitarbeitenden den jeweiligen Coaches zuteilen können.
Was waren die Highlights und Lowlights während der Implementierung?
Ein Highlight war sicherlich die klare Vorgehensweise seitens HRM Systems. Es ist toll, dass die Mitarbeitenden direkt auf uns zugekommen sind, um einige unserer Anliegen und Fragen zu besprechen. Weiter wurden diese bereits in den nächsten Releases umgesetzt.
Ernüchternd war, dass wir die Absenzdaten nur zeitverzögert im System haben. Das hat nichts mit Carema selbst zu tun, sondern mit vorgelagerten Prozessen im UKA.
Wo sehen Sie den grössten Nutzen von Carema?
Den grössten Vorteil sehen wir in der Früherkennung von wiederholten, kurzen Absenzen sowie der Systemunterstützung im Absenzenmanagement-Prozess. Dank der Auswertung der strukturierten Absenzgespräche können wir sinnvolle, zielgerichtete Massnahmen erarbeiten.
Was würden Sie an Carema verbessern?
Wir würden das User Interface vereinfachen und auch grafisch ansprechender gestalten. Die Vorlage für Einträge ist kompliziert und wenig flexibel in der Gestaltung.
Was schätzen Sie am meisten an der Zusammenarbeit mit HRM Systems?
Die schnellen Reaktionszeiten, die hohe Kundenorientierung sowie die unkomplizierte Zusammenarbeit überzeugen uns.
Würden Sie Carema weiterempfehlen und wenn ja, weshalb?
Ja, das würden wir. Es ist ein hilfreiches Werkzeug, das uns die Früherkennung von Absenzen ermöglicht. Bedingung ist, dass der gesamte Absenzenmanagement-Prozess gut durchdacht ist. Für uns war das eine wichtige Erkenntnis und hat somit auch geholfen, dass wir uns intensiv mit dem Prozess auseinandergesetzt haben.
Über Spitex Zürich
Spitex Zürich ist mit rund 1500 Mitarbeitenden die grösste Spitex-Organisation in der Deutschschweiz und versorgt jährlich rund 10’000 Kundinnen und Kunden mit Pflege-, Betreuungs- und Hauswirtschaftsdienstleistungen in allen Quartieren der Stadt Zürich während 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr. Spitex Zürich ist zusätzlich auf Chronic Care, Demenz, psychosoziale Pflege, Palliative Care, Stoma, Kontinenz und Wundpflege spezialisiert.
