Hälg Group - ein begeisterter Kunde
Die Hälg Group ist ein traditionelles und inhabergeführtes Familienunternehmen mit Hauptsitz in St. Gallen. Gegründet 1922, etablierte sich Hälg zu einer der führenden Anbieterinnen für Gebäudetechnikprojekte in der Schweiz und realisiert heute Aufträge in den Bereichen Heizung, Lüftung/Klima, Kälte, Sanitär, Gebäudeautomation und Facility Management. Die Hälg Group ist dezentral organisiert und mit Standorten in der ganzen Schweiz stark lokal verankert und greifbar. So kann Hälg rasch reagieren und ist im Notfall schnell zur Stelle, und zwar an 365 Tagen im Jahr während 24 Stunden. Gleichzeitig sind die 24 Standorte Teil einer starken Group, sodass Ressourcen und Fachkompetenz niederlassungsübergreifend zur Verfügung stehen.
Sie haben UKA Solutions per 01.01.2023 erfolgreich eingeführt. Wie verlief die Projektphase und wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit?
Roman Schoch Voser: Mit UKA Send gingen wir bereits im Oktober 2022 live, die erstmalige KTG-Verarbeitung machten wir dann im Februar 2023, die UTG-Verarbeitung vier Monate später. Aus meiner Sicht verlief der Projektphase äusserst gut. Carine Urich, Projektleiterin seitens HRM Systems, kannte ich schon von einer anderen Einführung bei einer früheren Arbeitgeberin. Die Vertrautheit zwischen mir und Carine sowie die hohe menschliche und fachliche Kompetenz von allen Beteiligten seitens HRM Systems AG haben zu dieser sehr zufriedenstellenden Zusammenarbeit geführt.
Nadine Peter: Es war meine erste Erfahrung mit einem solchen Projekt. Mit UKA Solutions gearbeitet habe ich zwar bereits, aber ich durfte das erste Mal bei der Vorbereitung sowie Einführung der Software dabei sein bzw. eine aktive Rolle als Applikationsverantwortliche übernehmen. Ich empfand die Zusammenarbeit als äusserst angenehm. Es war eine grosse Freude mit jemandem, der ein solch grosses Fachwissen hat wie Carine Urich, zusammenarbeiten zu dürfen. Sie war bei Problemen oder Fragen jederzeit zur Stelle und ich konnte viel von ihr lernen.
Sie haben sich für UKA Solutions entschieden. Was hat Sie an der Software überzeugt?
Roman Schoch Voser: Ich kannte UKA Solutions bereits. Als ich im September 2020 bei Hälg Group begann, wurden die Langzeitabwesenheiten sowie die Lohnfortzahlungsberechnungen manuell gemacht. Kurzabsenzen wurden mühsam und «händisch» in Excel nachgeführt. Das alles war fehleranfällig, ineffizient und zeitintensiv. Für mich war von Anfang an klar, hier kann (und muss) UKA Abhilfe schaffen!
Nadine Peter: Da ich schon einmal mit UKA Solutions arbeiten durfte, musste man mich nicht mehr überzeugen. Wie von Roman schon erwähnt, haben wir vorher alles manuell erledigt und mit Exceltabellen die Lohnkürzungen etc. berechnet. UKA Solutions hat unsere Arbeit sehr erleichtert und es macht einfach Spass, damit zu arbeiten.
Was waren die grössten Herausforderungen und die grössten Highlights während der Einführung?
Roman Schoch Voser: Per Januar 2021 führte die Sparte Facility Management ein eigenes ERP- und Payroll-System ein. Diese system- und prozesstechnische Trennung war von Beginn weg eine Herausforderung. UKA Solutions ist inzwischen – und da kommen wir auch gleich zu einem Highlight – gruppenweit betrachtet eines der wenigen Systeme, welches «auf Knopfdruck» konsolidierte Zahlen liefern kann. Des Weiteren galt es, fünf verschiedene Regelwerke in zwei Sprachregionen abzubilden und dies bei sieben (resp. acht zu Beginn) verschiedenen, rechtlich voneinander unabhängigen Firmen. Dass es nun reibungs- und fehlerlos sowie äusserst stabil läuft, ist das oberste Highlight!
Nadine Peter: Für mich waren die Testings die grösste Herausforderung. Einerseits, weil wir verschiedene Regelwerke haben und andererseits, weil es für mich das erste Mal war, dass ich mich so intensiv mit Programmierungen und Programmeinstellungen auseinandersetzen musste/durfte. Zeitgleich war es aber auch eines meiner Highlights, da es immer wieder ein Erfolgserlebnis war, wenn die Testings fehlerlos funktionierten und ich wieder etwas dazulernen konnte.
Sie arbeiten jetzt schon einige Monate mit UKA Solutions. Wie hat sich Ihr Arbeitsalltag im Vergleich zu vorher verändert?
Roman Schoch Voser: Ganz alles konnten wir nicht automatisieren. Aber die automatisierten Verarbeitungen der Taggelder bei Krankheit sowie Unfall haben unsere Arbeit positiv «auf den Kopf gestellt». Unsere zeitlichen Aufwände bei der Absenzenbewirtschaftung, der Lohnfortzahlung und der Schadenadministration haben uns grosse zeitliche Ersparnisse gebracht. Unter anderem konnten wir eine temporäre Stelle, die wir – nicht nur, aber auch – für die Einführung von UKA Solutions geschaffen hatten, wieder abbauen.
Nadine Peter: Zeitsparend – dies ist definitiv das erste Wort, das mir in den Sinn kommt. Dank UKA Solutions gehören z. B. manuelle Lohnkürzungen sowie manuelle Erfassungen von Taggeldern der Vergangenheit an. Weiter haben wir unsere Krankheits- und Unfallfälle alle an einem Ort und alle relevanten Daten in einem System. Somit ist alles übersichtlicher und die Arbeit wird zusätzlich erleichtert.
Welche Prozesse konnten aufgrund der Einführung von UKA Solutions automatisiert werden?
Roman Schoch Voser: Hier ist sicher die Schadenmeldung Unfall zu erwähnen. Hier haben wir durchgängig einen automatisierten Prozess – von der Erfassung bis zum Fallabschluss ist alles in UKA. Die automatisierte Verarbeitung der Taggelder bei Krankheit und Unfall habe ich bereits erwähnt, wie auch die Berechnung der Lohnfortzahlung nach Dienstjahren. Als nächstes nehmen wir nun die automatisierte Taggeldverarbeitung bei der EO in Angriff. Darauf freue ich mich besonders, sind wir doch als «männerlastige» Branche mit hohem manuellen Aufwand konfrontiert bei der Abwicklung der EO-Formulare.
Nadine Peter: Bei uns fällt mit UKA Solutions die manuelle Verarbeitung der Taggelder sowie die Berechnung der Lohnkürzungen weg. Und, wie schon von Roman erwähnt, ist die Schadenmeldung Unfall von A-Z in UKA. Weiter freue ich mich ebenfalls darauf, dass wir nun die Abwicklung der EO-Formulare in Angriff nehmen und dies unsere Arbeit noch weiter erleichtern wird.
Wo sehen Sie den grössten Nutzen mit UKA Solutions?
Roman Schoch Voser: Ganz klar in der automatisierten Verarbeitung der Taggelder sowie der Berechnung der Lohnfortzahlung. Was mich aber auch sehr anspricht, ist das Web Reporting Tool. Mit wenigen Klicks sieht man die wichtigsten Kennzahlen im Absenzenmanagement.
Nadine Peter: Ganz klar bei der Automatisierung der verschiedenen Prozesse sowie, dass alle relevanten Daten in einem System zu finden sind.
Was würden Sie an UKA Solutions verbessern?
Roman Schoch Voser: Die Oberfläche. Die Usability ist etwas «altbacken». Zudem ist eine vollständige Cloud-Lösung ein Muss! Die Anbindung an andere Systeme oder Datenbanken müsste vereinfacht werden. Schnittstellen sollten auch vollständig ohne Zutun eines Menschen operieren können.
Nadine Peter: Ehrlich gesagt fällt mir momentan nichts ein. Bei der Cloud-Lösung stimme ich Roman aber vollkommen zu. Eine vollständige Cloud-Lösung wäre von Nöten.
Wie zufrieden sind Sie mit unserem Support-Team?
Roman Schoch Voser: Sehr! Durch die lange Zusammenarbeit mit der HRM Systems AG kenne ich bereits viele Mitarbeitende aus dem Hause HRM Systems. Ausnahmslos sind es äusserst hilfsbereite, kunden- und lösungsorientierte, hoch kompetente Menschen! Hier hebt sich die HRM Systems AG klar und deutlich von anderen Software-Anbietern ab. Die Kosten sind durch das Preismodell sehr klar und fair. Es ist alles inklusive und mit Top-Service verbunden.
Nadine Peter: Ich bin sehr zufrieden! Das Support-Team ist äussert hilfsbereit und kompetent! Auch menschlich, finde ich, hebt es sich ab.
Würden Sie UKA Solutions weiterempfehlen?
Roman Schoch Voser: Auf jeden Fall! Es braucht eine bestimmte Betriebsgrösse. Wenn diese da ist, dann bin ich der Meinung, sollte Arbeiten ohne UKA Solutions verboten werden ;-).
Nadine Peter: Natürlich! Ohne UKA Solutions fehlt etwas.
Interview-Partner seitens Hälg Group:
- Nadine Peter, Fachspezialistin Payroll und UKA-Applikationsverantwortliche (PET)
- Roman Schoch Voser, Leiter Payroll (SVR)
