Hälg Group : un client emballé

Roman Schoch Voser : Nous utilisons UKA Send depuis octobre 2022. Nous avons effectué le premier traitement IJM en février 2023 et le traitement IJA quatre mois plus tard. Pour moi, la phase de projet s’est extrêmement bien passée. Je connaissais déjà la responsable du projet au sein de HRM Systems. En effet, Carine Urich avait déjà piloté l’introduction du logiciel auprès d’un ancien employeur. Cette confiance mutuelle ainsi que l’appui et le professionnalisme de toutes les personnes concernées chez HRM Systems ont rendu cette collaboration très satisfaisante.

Nadine Peter : Pour moi, c’était la première fois que je participais à un tel projet. J’avais déjà utilisé UKA Solutions mais je n’avais jamais été impliquée à la phase qui précédait l’installation de ce logiciel. Je n’avais pas joué un rôle actif dans ce sens. J’ai également trouvé cette collaboration très agréable. C’était génial de pouvoir travailler avec quelqu’un doté d’une telle expérience comme Carine Urich. Elle répondait toujours présente en cas de problèmes ou de questions et j’ai énormément appris.

Roman Schoch Voser : Je connaissais déjà UKA Solutions. En septembre 2020, quand j’ai commencé à travailler auprès du Hälg groupe, je saisissais les absences de longue durée manuellement. Les calculs du maintien du salaire n’étaient pas automatisés non plus. C’était pénible car nous devions aussi ajouter les absences de courte durée manuellement dans un fichier Excel. Bien évidemment, nous commettions des erreurs. Le processus était inefficace et chronophage. Dès le début, j’ai compris que nous pouvions (et devions) utiliser UKA pour ces tâches.

Nadine Peter : Comme je connaissais déjà UKA Solutions, je n’avais pas besoin d’être convaincue. Comme l’a expliqué Roman, nous devions tout saisir manuellement et effectuer les calculs de réduction salaire avec des tableaux Excel. UKA Solutions facilite considérablement notre travail et j’aime travailler avec cet outil.

Roman Schoch Voser : En janvier 2021, le département Facility Management a introduit son propre système ERP et payroll. Dès le début, ces systèmes et processus séparés ont représenté un défi. UKA Solutions est désormais l’un des rares systèmes à l’échelle du groupe à pouvoir fournir des chiffres consolidés « en un clic » et c’est l’énorme avantage de cet outil.  Puis, il a fallu créer cinq règles différentes dans deux régions linguistiques, et ce auprès de sept (ou huit au début) entreprises différentes, indépendantes les unes des autres du point de vue juridique. Tout fonctionne sans problème, sans erreur et de manière très stable. C’est génial !

Nadine Peter : En ce qui me concerne, je dirais que les tests étaient la partie la plus compliquée. D’une part, parce que nous avions des règles différentes et, d’autre part, parce que c’était la première fois que je me suis consacrée de manière aussi approfondie à de la programmation et des configurations de programmes. En fait, c’est également l’un de mes meilleurs souvenirs, car lorsque les tests réussissaient, c’était un signe de réussite et j’avais de nouveau appris quelque chose.

Roman Schoch Voser : Nous n’avons pas pu tout automatiser. Mais les traitements automatiques des indemnités journalières maladie ou accident ont métamorphosé notre travail. Nous économisons énormément de temps en matière de gestion des absences, de maintien du salaire et de gestion des sinistres. Nous avons notamment pu supprimer un poste temporaire que nous avions créé pour le lancement (pas uniquement) d’UKA Solutions.

Nadine Peter : Un gain de temps. C’est clairement le premier mot qui me vient à l’esprit. Grâce à UKA Solutions, le travail manuel pour les réductions de salaire les saisies d’indemnités journalières est relégué aux oubliettes.  De plus, tous les cas de maladie ou d’accident sont regroupés au même endroit avec toutes les données pertinentes dans un seul système. Nous avons gagné en clarté, ce qui, en plus, simplifie notre travail.

Roman Schoch Voser : Je mentionnerai la déclaration d’accident. L’ensemble du processus, de la saisie à la clôture du cas, est automatique et dans UKA. J’ai déjà évoqué le traitement automatique des indemnités journalières maladie et accident, ainsi que le calcul du maintien du salaire en fonction des années de service. Le traitement automatique des indemnités journalières APG sera notre prochain cheval de bataille. J’en suis ravi car notre branche est plutôt masculine. Nous devons encore saisir beaucoup de formulaires APG manuellement, ce qui entraine une charge de travail considérable.

Nadine Peter : Grâce à UKA Solutions, nous n’avons plus besoin de traiter manuellement ni les indemnités journalières ni les calculs de réduction du salaire. Et comme l’a dit Roman, les déclarations d’accident sont traitées de A à Z dans UKA. Je me réjouis également que nous nous attaquions maintenant au traitement des formulaires APG afin de rendre notre travail encore plus agréable.

Roman Schoch Voser : Sans hésiter, le traitement automatique des indemnités journalières ainsi que le calcul du maintien du salaire. L’outil des rapports en ligne me parle aussi. En quelques clics, nous obtenons les principaux chiffres relatifs à la gestion des absences.

Nadine Peter : L’automatisation des différents processus ainsi que le fait de pouvoir trouver toutes les données pertinentes dans un seul système.

Roman Schoch Voser : L’interface utilisateur. Elle est a fait son temps. De plus, une solution entièrement sur cloud est incontournable. Sinon la connexion à d’autres systèmes ou bases de données devrait être simplifiée. On devrait pouvoir utiliser ces interfaces sans devoir recourir à une personne.

Nadine Peter : Pour l’instant, rien ne me vient à l’esprit. Je partage l’avis de Roman en ce qui concerne la solution cloud. Elle est indispensable.

Roman Schoch Voser : Indéniablement oui. Je travaille depuis longtemps en collaboration avec HRM Systems AG et je connais donc une grande partie de l’équipe. Tout le personnel, sans exception, est très serviable. Il s’adapte aux besoins de la clientèle et trouve des solutions en faisant preuve de grand professionnalisme. HRM Systems AG se démarque clairement d’autres prestataires de logiciel. En outre, les coûts sont transparents et clairs grâce au modèle de prix. Tout est inclus et le service est exemplaire.

Nadine Peter : Je suis comblée. L’équipe du support est toujours disponible et très compétente. Et humaine aussi, ceci fait la différence.

Roman Schoch Voser : Bien sûr ! Il faut cependant que votre entreprise ait une certaine taille. Si vous remplissez ce critère, j’interdirai même de travailler sans UKA Solutions😉.

Nadine Peter : Évidemment ! Sans UKA Solutions, il manque un petit quelque chose.